Automatizaciones con n8n bajo SAP Business One: preparar materiales para fabricar según lo que de verdad está disponible
¿Te suena esta problema? A nosotros ya nos ha pasado
Producción necesita material “para ya”, Compras asegura que “está pedido”, y el almacén prepara un kit… pero faltan piezas porque aún no han llegado.
Resultado: paradas, prisas, cambios de prioridad y mucha frustración.
Con n8n + SAP Business One puedes montar una automatización sencilla para preparar materiales con criterio: solo lo que está realmente a mano (o va a llegar en el plazo que tú consideres fiable).
La idea inicial
Crear automáticamente una “lista de preparación” para fabricación solo con materiales que:
- están disponibles en stock (en el almacén correcto, no reservados para otra cosa y con lote/serie correcto si aplica) o
- están cubiertos por pedidos de compra que tienen una entrada prevista y un estado “de confianza” (según tus reglas).
Cómo sería el flujo, paso a paso
1) Punto de partida La automatización se activa cuando pasa algo que importa, por ejemplo:
- Se confirma un pedido de venta,
- Se libera una orden de fabricación,
- O cambian cantidades/fechas en una línea crítica.
2) Calcula lo que hace falta
- n8n consulta en SAP Business One la lista de materiales del producto a fabricar y calcula qué componentes necesitas y en qué cantidad.
3) Comprueba qué puedes preparar de verdad Para cada componente, revisa:
- Lo que hay en stock ahora mismo.
- Lo que está por llegar en pedidos de compra (y su fecha prevista).
- Tus reglas de negocio: “solo contar lo que llega en ≤ X días”, “no contar pedidos bloqueados”, “priorizar proveedor A”, etc.
4) Crea la lista de preparación para el almacén Según cómo trabajes, se puede:
- Generar un documento/solicitud interna para preparar material,
- Crear una lista de preparación (para que el almacén la ejecute tal cual),
- O enviar la tarea al SGA si lo tienes integrado.
5) Avisa y deja todo claro
- Mensaje automático a almacén (Teams/Email): qué preparar y dónde.
- Si falta algo, aviso directo: “esta fabricación no puede arrancar por X” + cuándo estará disponible.
3 Claves para que funcione (sin complicarse)
- Define qué significa “disponible” No es lo mismo “está pedido” que “llega a tiempo”. Pon criterios claros: fecha, proveedor, estado, incidencias, entregas parciales.
- No mezcles preparar con reservar Preparar es mover lo que realmente se puede mover ya. Reservar es otro juego. Separarlo evita sustos y conflictos.
- Si hay lotes/series, que el sistema te guíe Si trabajas con lote/serie, la lista debe ayudarte a elegir lo correcto (y evitar errores en el taller).
Ejemplo en la industria metalúrgica (Aragón)
Nos encontramos el caso, de una empresa metalúrgica en Aragón que fabrica por proyectos (utillajes, conjuntos soldadas, mecanizados) y que, antes, preparaba materiales “a ojo” basándose en fechas prometidas por compras.
Con n8n, empezaron a preparar solo lo que había en stock + lo que realmente estaba previsto recibir en un plazo fiable (por ejemplo, 72h), y a avisar automáticamente cuando un componente iba a bloquear el arranque.
¿El efecto más visible? Menos arranques “a medias” y menos re-trabajo en almacén.
Y, como referencia orientativa (depende mucho de cómo tengáis compras, almacenes y prioridades), en proyectos donde se encadenaban varias órdenes de fabricación se llego a recortar casi 5 días en el plazo global del proyecto al eliminar esperas y cambios de última hora.
Si quieres, te propongo un flujo adaptado a tu caso (almacenes, plazos, lotes/series, SGA/MES, etc.) para que esta preparación sea automática y sin sorpresas.
En SMA Industrial te ayudamos a que esa transición sea técnica, estructurada y rentable. No dudes en contactar con nosotros.
¿En tu empresa el problema viene más por fechas de compra “optimistas” o por reservas/compromisos mal gestionados? Me encantará leerte.
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